Haastattelimme Technopoliksen projektipäällikkö Minna Käenniemeä sekä Leadoo Marketing Technologiesin Customer Success Manager Madeleine Jalavaa.
Technopolis on työympäristöjen asiantuntija, joka tarjoaa joustavia ja tehokkaita toimitiloja sekä niihin liittyviä palveluita. Yrityksen missio on olla paikka, jossa halutaan aina tehdä töitä. Technopoliksella on 16 kampusta, joissa toimii 1400 asiakasyritystä ja niiden 45 000 työntekijää kuudessa maassa Euroopassa. Lisäksi yrityksen konseptiin kuuluvat myös erilaiset palvelut, kuten kokoustilat, ravintolat, pysäköinti ja siivous, joilla halutaan helpottaa asiakasyritysten elämää.
Haaste
Käenniemen mukaan Technopolis halusi parantaa sekä asiakaspalvelua että interaktiivisuutta verkkosivullaan, mutta ennen kaikkea Leadoon työkalut otettiin käyttöön sellaisiin tilanteisiin, joissa tarvitaan laajempaa kielitaitoa: yritys haluaa palvella kaikkia eri maiden liiketoimintayksiköitä, joten muun muassa liettuaksi, viroksi, norjaksi ja ruotsiksi räätälöidyt kielitaituribotit tulivatkin apuun erilaisten kielten kanssa.
Technopolis oli tutustunut useampiin palveluntarjoajiin, jotka tarjosivat ikään kuin “tee se itse” -bottiratkaisuja. He päätyivät kuitenkin Leadoon työkaluun ennen kaikkea palvelun vuoksi:
“Leadoo tuo lisäarvoa sillä, että saamme yhteyshenkilön ja loistavat apurit, jotka ovat päässeet päämme sisään ja tietävät, mikä botin tarkoitus on”, Käenniemi toteaa. Lisäksi hänen mukaansa Leadoon asiantuntijoiden kanssa pystyy kommunikoimaan tavoitteista, joiden pohjalta he tarjoavat — usein jo lähes julkaisukelpoisen — bottiluonnoksen.
Ratkaisu
Käenniemi toteaa yrityksen tehneen jo alussa selvän periaatepäätöksen siinä, mikä botin rooli tulee olemaan. Leadoon botit valjastettiinkin ennen kaikkea tukemaan myyntiä ja keräämään sekä yhteydenottopyyntöjä että liidejä: ensimmäisessä vaiheessa työkalut otettiin käyttöön tehostamaan laadukkaiden kokoustilayhteydenottojen ja tarjouspyyntöjen keräämistä. Käenniemi kertoo, että Technopoliksen tiloissa järjestetään noin 30 000 erilaista kokousta tai tapahtumaa, joten mitä laadukkaampi jokainen niihin liittyvä yhteydenottopyyntö on, sitä enemmän se helpottaa
henkilökunnan työtä.
Technopoliksen yhteyshenkilö Jalava kertoo, että kokoustilakohtaisilla esittelysivuilla päädyttiin ChatBottiin, sillä se istuu sivulle parhaiten ja sitä on helppo hallinnoida, vaikka sivuja onkin useita kymmeniä. InpageBot puolestaan sopii Jalavan mukaan hyvin paikkakuntakohtaiselle etusivulle, jossa sille on varattu oma paikka sivun lopussa. Lisäksi boteissa on tuotu esille Technopoliksen upeita toimitiloja muun muassa videoiden ja GIF-animaatioiden muodossa.
“Kaupan tai varauksen viimeistelytyöhön tarvitaan meiltä ihmistä, mutta mitä laadukkaampi liidi, sitä nopeammin henkilökuntamme pääsee viimeistelemään työt asiakkaan kanssa”, Käenniemi tiivistää.
Lisäksi Technopolis teki Leadoon työkalujen avulla CRM-integraation. Käenniemen mukaan toimitiloja myytäessä on tärkeää, että niihin liittyvät, laadukkaat ja oikeaa tietoa sisältävät yhteydenotot menevät suoraan CRM-järjestelmään, josta myyjät käyvät ne läpi, kontaktoivat asiakkaan ja klousaavat kaupan.
Tulokset
Pisimpään Technopolis on käyttänyt kokoustilabottia, ja Käenniemen kollegat ovatkin kertoneet työnsä muuttuneen sujuvammaksi, kun liidien laatu on parantunut. Se tietenkin osaltaan parantaa myös asiakas- ja työntekijäkokemusta: botti on kerännyt tiedot asiakkaasta napakkaan pakettiin, joten asiakkaaseen on helpompi ottaa yhteyttä. Käenniemen mukaan botti muistaa aina kysyä olennaiset kysymykset, kuten paikkakunnan tai henkilömäärän, jotka saattaisivat ihmisiltä helposti unohtua. Siksi Leadoon työkalut ovatkin saaneet erityisesti kokouspalvelutiimiltä kiitosta.
Jalavan mukaan ChatBottien triggeröintien ja keskustelun välinen suhde on noin 6%, ja keskustelijoista lähes puolet generoituu liidiksi. Lisäksi hän painottaa, miten InpageBottia on
hyödynnetty myös kampanjoiden esiintuomiseen tai kerrottu, että kokoustiloja voi varata myös
vaikkapa tilapäiseksi toimistoksi tukemaan etätyöjärjestelyjä.
“Botit ovat yksi tärkeä kanava, jolla lisätä interaktiivisuutta käyttäjien kanssa. Ne ovat osa markkinoinnin automaatiota”, Käenniemi summaa.
Kokemukset
Kokonaisuudessaan Käenniemi kertoo matkan Leadoon kanssa olleen mukava, ja yritys on ollut tyytyväinen Leadoon palveluun ja siihen, että myös käännökset eri kielille hoituvat näppärästi. Ylivoimaisesti parasta on Käenniemen mukaan ollut henkilökunta. Hän painottaakin, miten on äärimmäisen tärkeää, että asiakkaalla on yksi yhteyshenkilö, joka tietää asiakkaan tavoitteet ja toiveet ikään kuin suuremmassa kuvassa:
“Meillä on ollut pitkään sama yhteyshenkilö, Madeleine, ja ilman hänen osaamistaan olisi ollut ohut fiilis. Voimme luottaa hänen asiantuntijanäkemykseensä ja miettiä sitten yhdessä, mitä haluamme saavuttaa.”
Myös Jalava kuvailee parin vuoden yhteistyön olleen tiivistä ja antoisaa. Hän on innoissaan seuraavasta kehitysideasta, jossa botteja lähdetään kehittämään ja helpottamaan tapaamisten ja
kokoustila- tai toimitilaesittelyjen sopimista. Hänen mukaansa Technopolis ja ennen kaikkea Käenniemi on lähtenyt avomielisesti testailemaan uusia ja innovatiivisia ratkaisuja, mikä on osaltaan tehnyt yhteistyöstä hauskaa ja helppoa.
Lisäksi Käenniemi toteaa bottipolkujen suunnittelun olevan ammattilaisen työtä, jossa asiantuntija pitää huolen, että asiakas löytää varmasti itselleen sopivia vaihtoehtoja.
“Hauskaa, että bottifirman vahvuus on ihminen.”
Mitä käyttöönottokoulutukseen tulee, on Käenniemellä siitäkin vain positiivista sanottavaa: hän kuvailee Leadoota nopeaksi ja äärimmäisen ketteräksi, minkä lisäksi käyttöönottokoulutuksessa kartoitettiin ja opittiin ymmärtämään heidän toiveensa. Hän myös kertoo itse hurmanneensa kollegansa näyttämällä konkreettisesti, miten yksinkertainen ja ketterä Leadoon alusta on ja kuinka vaivattomasti botteihin voi tehdä muutoksia, kun esimerkiksi kohdemaan kieliversioon tehdään
lopputarkistusta ennen käyttöönottoa.
Käenniemi suosittelee Leadoon ratkaisuja sellaisille tahoille, jotka haluavat verkkosivuiltaan aavistuksen enemmän. Lisäksi hän kehuu runsasta bottivalikoimaa, josta kaikkia he eivät itsekään ole vielä ehtineet kokeilemaan.
“Olen erityisesti tykännyt Leadoon eteenpäin menevästä otteesta. On kiva, että asiantuntijat kertovat, mitä kaikkea uutta on tulossa ja kannattaisiko niitä kokeilla. Meillähän ei ole aikaa perehtyä bottiteknologian rajattomiin mahdollisuuksiin, joten arvostamme tällaista palvelua paljon.”
Minna Käenniemi, Technopoliksen markkinointitiimin projektipäällikkö
